“Em có tìm hiểu và thấy có quá nhiều công cụ cần học để làm trợ lý từ xa, thế nhưng em không biết bắt đầu từ đâu và bắt đầu thế nào.” Đó là lời giãi bày của một bạn trong tổ Bee tâm sự với mình.
Thực tế không chỉ bạn ấy mà mình gặp rất nhiều trường hợp tương tự. Chính bản thân mình lúc mới bước chân vào nghề cũng như thế. Bài viết này, mình muốn chia sẻ đến bạn công cụ đơn giản và cần thiết bạn nên làm quen và làm thân từ đầu – email.
1. Email là gì? Lợi ích?
Email hay còn gọi là thư điện tử. Khi sử dụng email, bạn có thể gửi và nhận thư ở bất cứ nơi nào, bất cứ đâu, chỉ cần có một chiếc máy tính hoặc điện thoại kết nối internet ổn định.
Hầu hết mọi người ngày nay đều sở hữu cho mình một tài khoản emai
Ở đây chắc hẳn ai ai cũng sở hữu cho mình một chiếc email. Lợi ích của email thì nhiều vô kể, bạn có thể kể đến:
– Tiết kiệm thời gian, chi phí. Bạn có thể gửi và nhận thư chỉ trong vòng 1 phút tùy vào kết nối mạng. Bạn cũng không cần mất quá nhiều thời gian viết thư, trang trí, mua phong bì, tem thư… Chỉ cần gõ văn bản, kéo thả thêm hình ảnh hoặc clip và sau vài cú click chuột, thư của bạn sẽ được gửi đến người bạn muốn nhanh chóng.
– Chứa nhiều nội dung thông tin trong một lần gửi. So với thư viết tay, bạn có thể gửi cùng lúc cả văn bản, hình ảnh, video, file âm thanh… trong một email. Tạm biệt những tài liệu dày cộp, tất cả đều biến thành file đính kèm với dung lượng lớn gửi kèm email.
– Tính bảo mật cao, không sợ thất lạc. Hầu hết các ứng dụng email ngày nay đều bảo mật hai lớp nhằm phục vụ cho công việc, bí mật cá nhân. Bên cạnh đó, có địa chỉ email đúng bạn sẽ gửi tới người nhận nhanh chóng và chính xác mà không sợ thất lạc như các phương pháp truyền thống như trước.
2. Cách sử dụng email cơ bản (cách đặt chữ ký, cách đặt lịch gửi, cách gửi nhiều mail cùng một lúc…)
Hiện nay có nhiều nơi cung cấp dịch vụ email, nhưng hôm nay chúng mình sẽ nói về Gmail được cung cấp bởi Google thôi nhé!
2.1. Cấu trúc của một địa chỉ email
Một địa chỉ email gồm 3 phần là: tên định dạng, tên email và tên miền
+ Tên định dạng: Là tên để giúp người đọc xác định được ai là người gửi email đó.
+ Tên email: Là tên xác định hộp thư của địa chỉ email đó. Bạn phải đảm bảo được tên này là duy nhất và khác biệt với các địa chỉ email khác.
+ Tên miền: Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Phần này thường bắt đầu bằng dấu “@” và tiếp sau đó là tên miền.
Ví dụ: Hoàng Nguyên – hoangnguyen1120@gmail.com. Hoàng Nguyên là tên định dạng, hoangnguyen1120 là tên định dạng và gmail.com là tên miền.
Một địa chỉ email gồm 3 phần là: tên định dạng, tên email và tên miền
2.2. Cách đặt chữ ký cuối email
Chữ ký cuối email có vai trò như một danh thiếp hiển thị đầy đủ các thông tin liên lạc, địa chỉ, website… của bạn. Ngoài việc gây ấn tượng cho người nhận, chữ ký còn giúp email của bạn trông chuyên nghiệp hơn, có tác phong nghiêm túc và cũng là cách để tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân đến người nhận.
Chữ ký giúp email của bạn trông chuyên nghiệp hơn
Sau đây mình sẽ hướng dẫn bạn đặt chữ ký cho email của mình.
Bước 1: Truy cập vào tài khoản Gmail, nhấn chọn biểu tượng bánh răng cưa ở trên cùng góc phải màn hình, chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt.
Bước 2: Tại nhóm cài đặt Chung kéo xuống bên dưới tới phần Chữ ký và tích chọn vào phần sử dụng chữ ký.
Bước 3: Trong phần khung trắng, bạn hãy nhập nội dung chữ ký vào đó. Nếu muốn, bạn có thể định dạng nội dung chữ ký bằng cách thêm hình ảnh hoặc thay đổi kiểu văn bản bằng các tùy chọn sau:
- Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký.
- Cỡ chữ: có kiểu nhỏ, thường, lớn và rất lớn.
- Định dạng: có ba định dạng cơ bản được sử dụng in đậm (B), in nghiêng (I) và gạch chân (U).
- Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký.
- Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký
- Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký.
- Căn lề căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký.
- Danh sách: tạo các danh sách bullet hoặc đánh số trong chữ ký.
- Tăng, thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký.
- Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký.
- Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký.
Bước 4: Người dùng nhập nội dung chữ ký muốn hiển thị trong nội dung email. Chữ ký thường sẽ bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ trang web, facebook hoặc instagram…
Bước 5: Ở phần cuối của trang, nhấn vào Lưu thay đổi.
Khi bạn gửi thư, email luôn hiển thị nội dung chữ ký đã được soạn sẵn. Bạn có thể sử dụng các chữ ký khác nhau cho mỗi email bạn gửi. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Chèn chữ ký, chọn Quản lý chữ ký để thay đổi, hoặc chọn Không có chữ ký nếu bạn muốn gửi mail không có chữ ký.
Lưu ý: Chữ ký có thể có tối đa 10.000 ký tự nên bạn hoàn toàn có thể lưu chữ ý tùy thích, tuy nhiên để chuyên nghiệp hơn thì chữ ký chỉ nên chứa các thông tin quan trọng và cần thiết.
2.3. Cách đặt lịch gửi email
Là một trợ lý từ xa, việc đặt lịch gửi email giúp tự động gửi thư đã soạn sẵn vào thời gian lên lịch, tiết kiệm công sức và đảm bảo bạn không bỏ lỡ việc gửi đi các email quan trọng.
Đặt lịch gửi email giúp bạn tiết kiệm công sức
Để đặt lịch gửi email, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Bạn hãy mở Gmail và nhấn vào Soạn thư ở góc trên cùng bên trái của giao diện.
Bước 2: Ở mục Đến, bạn hãy nhập email của người nhận. Sau đó, nhập thông tin Tiêu đề và nội dung của email. Ở bước này, phải đảm bảo có tên email của người nhận nếu không bạn sẽ không thao tác được.
Bước 3: Nhấn vào biểu tượng mũi tên đi xuống ngay cạnh nút Gửi, chọn Gửi theo lịch biểu.
Bước 4: Chọn ngày và giờ bạn muốn gửi email, nhấn vào Gửi theo lịch biểu.
Như vậy là email của bạn đã được lên lịch gửi đi thành công. Bạn có thể lên lịch tối đa 100 email, giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả. Nếu muốn thay đổi hoặc xóa thời gian gửi email, bạn chỉ cần vào Gmail, chọn mục Đã lên lịch, mở email cần thay đổi, nhấn Hủy gửi. Lúc này bạn đã hủy thư gửi theo thời gian đã thiết lập. Khi hủy email đã lên lịch, email sẽ trở thành thư nháp, lúc này nếu bạn muốn chỉnh sửa thời gian, nội dung email, bạn hãy thao tác lại từ đầu nhé!
2.4. Tạo nhóm và gửi email nhanh cho từng nhóm liên lạc
Tạo nhóm liên lạc trên Gmail giúp bạn gửi email tới nhiều người cùng lúc một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian đáng kể. Bạn có thể tạo nhiều nhóm liên lạc giúp dễ dàng quản lý và gởi email chính xác cho từng nhóm riêng biệt. Để tạo nhóm, bạn làm theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail, chọn biểu tượng App (9 dấu chấm) góc trên bên phải, chọn Danh bạ hoặc nhấp vào link: https://contacts.google.com/
Bước 2: Tại giao diện danh bạ Gmail. Nếu chưa có thông tin mọi người, bạn có thể thêm tên liên hệ bằng cách chọn vào dấu + bên góc trái, nhập thông tin liên hệ cần thiết.
Bước 3: Chọn các liên hệ muốn tạo nhóm. Những liên hệ bạn chọn cần có lưu email của liên hệ đó để có thể gửi email.
Bước 4: Nhấn biểu tượng Quản lý nhãn, chọn Tạo nhãn.
Bước 5: Đặt tên nhóm và Lưu.
Bước 6: Để chỉnh sửa tên nhóm. Chọn vào tên nhóm, chọn biểu tượng cây bút.
Bước 7: Nếu muốn xóa ai đó khỏi nhóm email liên hệ này. Bạn chọn tên người đó, nhấn biểu tượng 3 chấm góc phải, chọn xoá khỏi nhãn.
Tạo nhóm liên lạc giúp bạn gửi email tới nhiều người cùng lúc
Để gửi nhanh email cho từng nhóm liên lạc, bạn vào giao diện chính Gmail nhấn chọn Soạn thư. Nhấn chữ Đến để chọn nhóm liên lạc. Tiếp đó nhấn vào mục Danh bạ của tôi để chọn nhóm liên lạc hoặc nhập nhanh tên nhóm bạn muốn gửi, nhấn Chọn tất cả, Chèn, cuối cùng hoàn thành nội dung thư và nhấn Gửi.
2.5. Cách gửi nhiều email cùng lúc
Ngoài tính năng tạo nhóm liên lạc và gửi email ở phía trên, bạn còn có thể dùng tính năng Cc hoặc Bcc để gửi thư điện tử đi một cách dễ dàng giúp tiết kiệm thời gian, quản lý email hiệu quả và đảm bảo tính bảo mật cao. Để sử dụng hai tính năng này, bạn cần:
Bước 1: Bạn hãy mở Gmail và nhấn vào Soạn thư ở góc trên cùng bên trái của giao diện.
Bước 2: Bạn hãy chọn tính năng Cc hoặc Bcc muốn gửi thư tại mục Đến.
Bước 3: Sau đó, nhập thông tin Chủ đề và nội dung của email rồi nhấn Gửi.
Bạn có thể gửi nhiều email đi cùng một lúc
Lưu ý:
+ Carbon Copy (viết tắt là Cc) là tạo các bản sao của email gửi cho nhiều người cùng lúc, người nhận sẽ thấy được danh sách tất cả những người cùng nhận được email này. Bạn sử dụng tính năng Cc để gửi email khi không cần bảo mật thông tin, danh tính người nhận được email.
+ Blind Carbon Copy (viết tắt là Bcc) là một tính năng hỗ trợ người dùng gửi email cho nhiều người cùng lúc. Tuy nhiên, người nhận không biết được danh sách những người cùng được nhận email. Bạn sử dụng tính năng Bcc để gửi email khi cần bảo mật thông tin, danh sách người được nhận mail.
+ Bạn có thể kết hợp gửi email với 2 hình thức Cc và Bcc cùng một lúc tùy từng trường hợp cụ thể.
2.6. Cách tạo nhãn, thư mục trong Gmail giúp sắp xếp, phân loại thư
Tạo nhãn và thư mục trên Gmail giúp trợ lý từ xa chúng mình phân loại, quản lý email dễ dàng, thuận tiện cho việc lưu trữ và tìm kiếm khi cần, giải quyết vấn đề quá nhiều email tồn đọng trong hộp thư.
Bạn sẽ quản lý email dễ dàng hơn nếu biết cách tạo nhãn và thư mục
Cách tạo nhãn, thư mục trong Gmail như sau:
Bước 1: Mở Gmail và nhấn vào Hiện thêm ở danh mục bên trái màn hình.
Bước 2: Kéo xuống cuối cùng và nhấn vào Tạo nhãn mới.
Bước 3: Nhập tên nhãn mới bạn muốn đặt, sau đó nhấn Tạo. Thông báo nhãn được tạo thành công.
Bước 4: Thư mục nhãn mới đã được tạo, bạn có thể thực hiện mọi thao tác với thư mục này như: di chuyển thư…
Bạn cũng có thể phân loại, sắp xếp thư trong Gmail vào thư mục mới bằng cách vào Hộp thư đến, chọn Thư muốn phân loại, nhấn vào biểu tượng Nhãn, chọn nhãn muốn sử dụng rồi nhấn vào Áp dụng để di chuyển thư vào mục đã chọn
Để thêm các thư mục con, bạn hãy di chuyển chuột tới thư mục đó, nhấn vào biểu tượng 3 chấm, sau đó, chọn Thêm nhãn phụ, nhập tên nhãn mới và chọn Tạo.
Nếu muốn xóa nhãn, hãy di chuyển chuột tới thư mục đó, nhấn vào biểu tượng 3 chấm và Xóa nhãn.
Lưu ý: Số lượng nhãn được tạo trong Gmail là không giới hạn, bạn có thể tạo, thay đổi tên hay xóa tùy ý.
3. Một vài lưu ý để sử dụng email hiệu quả nhất
– Đặt tên địa chỉ email chuyên nghiệp
Khi tạo một email, hãy sử dụng tên riêng chứ đừng dùng các tên chung chung như support, hotro, info… Tên email đại diện cho hình ảnh, tạo ấn tượng ban đầu và gia tăng tỷ lệ người nhận đọc email.
Ngoài ra, đừng dùng những cái tên như cobemuadong hay hoangtubanggia… chúng khiến người nhận thư nhận định bạn là người trẻ con và không chuyên nghiệp trong công việc.
– Đặt tiêu đề thư rõ ràng, súc tích
Đặt tiêu đề email ngắn gọn, súc tích nhưng đi vào trọng tâm vấn đề. Email không tiêu đề thường bị người nhận bỏ qua khi kiểm tra hòm thư. Tiêu đề rõ ràng, cô đọng giúp người nhận nắm bắt được nội dung chính, gia tăng khả năng email được đọc.
– Đọc và chỉnh sửa email trước khi gửi đi
Bạn nên rèn thói quen đọc và dò lại toàn bộ email trước khi gửi đi. Việc kiểm tra này tuy mất thời gian nhưng sẽ giúp bạn rất nhiều điều như sửa lỗi chính tả; chỉnh lại các câu, đoạn văn dài dòng, khó hiểu; đảm bảo thông tin người nhận và file đính kèm chính xác, nâng cao chất lượng email…
– Chuyên nghiệp với lời chào
Mỗi chiếc email được gửi đi, chúng mình cần gửi kèm theo đó những lời chào lịch sự, phù hợp với từng đối tượng khác nhau như khách hàng, đối tác, bạn bè, thầy cô… Muốn tạo ấn tượng tốt đầu tiên thì lời chào là cách giúp bạn mở ra vấn đề tốt nhất. Lời chào sẽ thay đổi tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận. Các lời chào như “Xin chào”, “Kính gửi”, “Dear Sir”, “Dear Madam”, “Dear Mr.”… là những lời chào thường được áp dụng và nó hợp với những ai mà mình chưa thiết lập quan hệ trước đó.
Cần tránh mở đầu email bằng những lời chào thiếu sự chuyên nghiệp như: hi u, tao nek, chào người anh em, hello anh/chị…
– Học cách viết email có nội dung đầy đủ mà vẫn súc tích
Chắc chắn không một ai đọc email quá dài dòng, nhất là với người bận rộn. Hãy bắt đầu với mục đích bạn viết email, tiếp theo nêu ra lý do tại sao bạn đưa ra yêu cầu đó cho người nhận.. Sau đó, hãy kết thúc email bằng cách cho họ biết rằng bạn đợi phản hồi từ họ. Bạn nên lưu ý viết nội dung dễ đọc, dễ hiểu, tránh dài dòng, lan man.
– Kết thúc email một cách chuyên nghiệp
Có mở đầu ấn tượng, phần thân bài súc tích thì không thể thiếu kết thúc email. Trước khi bạn kết thúc email, hãy lịch sự khi cảm ơn người nhận một lần nữa. Bước cuối cùng là kết thúc trang trọng như “Trân trọng”, “Chân thành cảm ơn” hay “Thân mến”, “Thương mến”… và ký tên ở cuối.
Nắm rõ các lưu ý để sử dụng email hiệu quả hơn
Hiện Google có nhiều hướng dẫn, nguồn tài liệu hữu ích nhằm giúp bạn viết email chuyên nghiệp, bạn có thể lên đó và tìm kiếm để học hỏi thêm.
Tóm lại, việc sử dụng email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp là rất quan trọng trên con đường làm trợ lý từ xa. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc và kỹ thuật phía trên, bạn có thể giao tiếp, quản lý và xử lý công việc qua email một cách thuận lợi, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
Mình biết có khá nhiều công cụ cần học ở giai đoạn đầu, nhưng bạn đừng vội vàng hoặc cố gắng học tất cả cùng một lúc. Bởi đôi khi bạn sẽ choáng ngợp trước mớ kiến thức khổng lồ và dần đuối sức ở chặng về sau. Hãy cứ tiếp thu từng bước một để nắm vững kiến thức và kỹ năng một cách vững chắc, nhé!